Datenschutzerklärung

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du vickilabs.ai besuchst oder uns schreibst, wozu wir das tun und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

VICKI Labs GmbH
Cremon 11
20457 Hamburg
Vertreten durch den Geschäftsführer Kay Niklas Fleischmann
E-Mail: hallo@vickilabs.ai

Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns einfach an die Adresse oben.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt selbst keine Cookies und nutzt keine Werbe- oder Analyse-Tracker.
• Schriften und Bilder kommen von unserem eigenen Server. Inhalte von Drittanbietern laden wir nur für die Terminbuchung (Abschnitt 6).
• KI-Check und Förder-Check rechnen in deinem Browser. An uns geht nur, was du selbst absendest.
• Was du über Formulare schickst, landet in unserem Kundenverwaltungssystem Leetz.

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Website läuft auf Servern eines Hosting-Anbieters, der sie in unserem Auftrag betreibt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, die Seite, von der du kommst (Referrer), sowie Browser und Betriebssystem. Das brauchen wir, um die Seite sicher und stabil auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr gebraucht werden, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls gebraucht werden.

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“).

4. Kontaktformular, Prototyp-Anfrage, KI-Check und Förder-Check

Wenn du uns über ein Formular schreibst, verarbeiten wir die Angaben, die du machst: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), deine Nachricht und die Antworten aus dem jeweiligen Formular oder Check. Dazu kommen die Seite, auf der du das Formular abgeschickt hast, und, falls vorhanden, Kampagnenangaben aus dem Link (UTM-Parameter) sowie eine Tracking-ID aus Links, die wir dir per E-Mail geschickt haben. So sehen wir, über welchen Weg du zu uns gefunden hast.

Zweck ist, deine Anfrage zu beantworten und ein mögliches Projekt vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Ergebnisse von KI-Check und Förder-Check werden in deinem Browser berechnet. Übermittelt werden sie erst, wenn du das Formular am Ende absendest.

Wir speichern deine Anfrage, solange wir sie bearbeiten und solange ein Projekt mit dir möglich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Angebote und Geschäftsbriefe nach Handels- und Steuerrecht) entgegenstehen.

5. Kundenverwaltung mit Leetz

Anfragen aus allen Formularen gehen über unseren Server an Leetz (app.leetz.co), unser System für Kundenbeziehungen, E-Mail-Versand und Terminbuchung. Dort legen wir einen Kontakt an oder ordnen die Anfrage einem bestehenden Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse zu. Leetz verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

6. Terminbuchung

Termine für das Analysegespräch kannst du über den Buchungskalender von Leetz buchen. Der Kalender wird beim Aufruf der Seite „Analysegespräch“ von app.leetz.co geladen; dabei wird deine IP-Adresse an Leetz übertragen. Wenn du einen Termin buchst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), Firma und den gewählten Termin.

Damit wir uns auf das Gespräch vorbereiten können, gehen beim Buchen auch die Angaben mit, die du in derselben Sitzung auf unserer Website gemacht hast (z. B. Kontaktformular, KI-Check, Förder-Check), sowie die Seite, von der du zur Buchung gekommen bist. Vor dem Buchen zeigen wir dir, welche Angaben das sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten wie in Abschnitt 4 beschrieben.

7. Guides, Downloads, Webinare und E-Mails

Für Guides, Downloads und Webinare brauchen wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, bei Guides außerdem Branche und Teamgröße, damit du den passenden Guide bekommst. Wir verarbeiten die Daten auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung bekommst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du ihn anklickst, schicken wir dir den Guide oder die Webinar-Zugangsdaten. Den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung speichern wir als Nachweis.

Wenn du weiteren E-Mails von uns zugestimmt hast, kannst du sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder mit einer Nachricht an hallo@vickilabs.ai abbestellen. Die Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Video per WhatsApp

Nach dem Guide-Download kannst du dir ein Erklärvideo per WhatsApp schicken lassen. Dafür verarbeiten wir deine Mobilnummer, deinen Namen und den gewählten Guide. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Nachrichten verschicken wir über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Dabei können Daten auch an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden. Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Du kannst die Nachrichten jederzeit abbestellen, indem du „STOP“ antwortest.

9. Reichweitenmessung

Derzeit messen wir die Nutzung der Website nicht. Sollten wir später ein Analyse-Werkzeug einsetzen, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

10. Speicherung in deinem Browser

Wir setzen keine Cookies. Für drei Funktionen speichern wir Angaben im Speicher deines Browsers:

• Farbmodus: Deine Wahl zwischen Hell- und Dunkelmodus (lokaler Speicher). Sie verlässt dein Gerät nicht.
• Angaben für die Terminbuchung: Was du in Formularen und Checks eingibst, merkt sich dein Browser bis zum Schließen des Tabs (Sitzungsspeicher), damit du es bei einer Terminbuchung nicht noch einmal eingeben musst. Die Angaben verlassen dein Gerät nur, wenn du ein Formular absendest oder einen Termin buchst.
• Tracking-ID: Wenn du über einen Link aus einer unserer E-Mails kommst, kann eine Tracking-ID gespeichert sein. Sie geht nur mit, wenn du ein Formular absendest (Abschnitt 4).

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil diese Speicherung für die von dir gewünschten Funktionen nötig ist. Du kannst die Daten jederzeit in den Einstellungen deines Browsers löschen.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben deine Daten nur an die oben genannten Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag verarbeiten, und an Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten. Außerhalb der EU landen Daten nur in dem in Abschnitt 8 beschriebenen Fall.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Werbung per E-Mail kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine kurze Nachricht an hallo@vickilabs.ai genügt.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

13. Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen

Du musst uns keine Daten geben. Ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können wir dir aber nicht antworten. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Stand: November 2026