FachbereichKI im Einkauf
KI im Einkauf: bessere Entscheidungen mit weniger Papierkram.
Im Einkauf steckt viel Geld – und erstaunlich viel Handarbeit. Angebote einholen, Positionen vergleichen, Auftragsbestätigungen prüfen und Liefertermine nachhalten frisst Zeit, die für Verhandlungen und Lieferantenpflege fehlt. KI-Agenten übernehmen diese Fleißarbeit und legen dir die Entscheidung sauber vorbereitet vor.
KI-Check
Wie startklar ist dein Unternehmen?
- KI-Reifegrad in 2 Minuten
- 3 Agenten-Ideen
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche
- Förderung und Weiterbildung in deinem Bundesland
Ergebnis sofort, ohne Anmeldung.
01 Ausgangslage
Was im Bereich Einkauf Zeit kostet.
01
Angebote einholen und vergleichen
Jeder Lieferant schickt sein eigenes Format, mal PDF, mal Excel, mal Fließtext. Preise, Mengen und Lieferzeiten nebeneinanderzulegen ist mühsame Abtipparbeit.
02
Auftragsbestätigungen prüfen
Stimmen Preis, Menge und Liefertermin mit der Bestellung überein? Abweichungen fallen oft erst auf, wenn die Rechnung kommt – oder die Ware fehlt.
03
Liefertermine nachhalten
Wer bei verspäteten Lieferungen nachfasst, hängt oft vom Gedächtnis einzelner Einkäufer ab. Bei vielen offenen Bestellungen rutscht schnell etwas durch.
04
Lieferantendaten pflegen
Ansprechpartner, Konditionen, Zertifikate und Bewertungen liegen verstreut in E-Mails, Ordnern und im ERP. Eine aktuelle Übersicht zu halten ist kaum zu schaffen.
02 Agenten im Einsatz
3 KI-Agenten für Einkauf.
Beispiele, die wir umsetzen. Welcher Agent bei dir zuerst startet, zeigt der KI-Check.
Agent 01
Angebotsvergleich-Agent
Liest eingehende Angebote aus, egal in welchem Format, und stellt Preise, Mengen, Lieferzeiten und Bedingungen in einer übersichtlichen Tabelle gegenüber. Du entscheidest, wer den Zuschlag bekommt.
StartAgent 02
Abgleich-Agent für Auftragsbestätigungen
Vergleicht jede Auftragsbestätigung mit der ursprünglichen Bestellung und markiert Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin. Nur die Auffälligkeiten landen bei dir.
StartAgent 03
Liefertermin-Agent
Behält offene Bestellungen im Blick, fragt bei Lieferanten freundlich nach dem Stand und meldet dir frühzeitig, wenn sich eine Verzögerung abzeichnet.
Start
Heute
Für eine größere Bestellung liegen vier Angebote im Postfach, jedes anders aufgebaut. Der Vergleich in Excel dauert, und nebenbei ruft die Produktion an, wo das Material bleibt.
Mit Agent
Die vier Angebote stehen bereits nebeneinander in einer Tabelle, Unterschiede sind markiert. Der Liefertermin-Agent hat beim Lieferanten nachgefragt und die Antwort liegt vor – du kannst direkt entscheiden.
Beispielhafte Szene. Was ein Agent bei dir konkret übernimmt, hängt von deinen Abläufen ab.
03 Sicher umsetzen
Worauf es bei KI im Einkauf ankommt.
Im Einkauf geht es um Geld, Verträge und Lieferantenbeziehungen. Damit Agenten hier zuverlässig helfen, braucht es klare Spielregeln.
Klare Freigabegrenzen
Agenten bereiten Bestellungen und Vergleiche vor, aber bestellen nichts eigenmächtig. Was ab welchem Wert wer freigibt, legst du fest – genau wie heute.
Konditionen bleiben vertraulich
Preise und Rahmenvereinbarungen sind Geschäftsgeheimnisse. Die Agenten arbeiten in deiner eigenen Umgebung, DSGVO-konform eingerichtet und mit klaren Zugriffsrechten.
Gute Stammdaten als Basis
Ein Agent ist nur so gut wie die Daten, mit denen er arbeitet. Oft ist der erste Schritt, Artikel- und Lieferantendaten aufzuräumen – davon profitiert der ganze Einkauf.
04 Ablauf
So bringen wir KI in dein Einkauf.
Schritt 1 · 24 h
Rapid Prototyping
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft ein funktionierender Prototyp.
kostenlosSchritt 2 · 2–4 Wochen
Analyse & Planung
Wir gehen deine Abläufe durch und legen fest, wo Agenten am meisten Zeit sparen – und in welcher Reihenfolge.
ab 4.000 €Schritt 3 · wenige Wochen
Umsetzung
Dein erster Agent geht live – angebunden an deine Systeme, mit Rechten, Freigaben und Einweisung fürs Team.
ab 3.000 €Schritt 4 · monatlich
Einsatz & Lernen
Wir betreuen deine Agenten im Alltag, messen, was sie schaffen, und machen sie jeden Monat besser. Neue kommen Schritt für Schritt dazu.
ab 1.500 €/Monat
05 Bordfunk
Fragen zu KI im Einkauf.
Bestellt die KI dann selbstständig?
Nur wenn du das ausdrücklich so einrichtest, zum Beispiel für wiederkehrendes Verbrauchsmaterial. Typischerweise bereitet der Agent Bestellungen vor und ein Mensch gibt sie frei.
Kann ich nicht einfach ChatGPT im Einkauf nutzen?
Für einen schnellen Textentwurf oder eine Marktrecherche ist ChatGPT praktisch. Es kennt aber weder deine Bestellungen noch dein ERP und sollte keine vertraulichen Konditionen bekommen. Ein Agent arbeitet direkt mit deinen Daten und Abläufen.
Funktioniert das mit unserem ERP-System?
In vielen Fällen ja – über Schnittstellen, Exporte oder den E-Mail-Verkehr. Welche Anbindung bei dir passt, klären wir im Erstgespräch anhand deiner Systeme.
Merken unsere Lieferanten, dass ein Agent nachfragt?
Die Nachfragen kommen aus eurem normalen Postfach, in eurem Ton und mit klarer Signatur. Ob ihr offen kommuniziert, dass ein Assistent unterstützt, entscheidest du – wir empfehlen Transparenz.
Weitere Fachbereiche
Was du bei VICKI Labs bekommst
Wir transformieren nicht dein Business. Wir installieren die richtige KI an der richtigen Stelle.
Dein erster Prototyp ist kostenlos und in 24 Stunden fertig. Du entscheidest, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Erster Prototyp kostenlos – in 24 h
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. Innerhalb von 24 Stunden nach dem Kick-off läuft ein funktionierender Prototyp.
Du entscheidest, ob er dir hilft
Erst wenn der Prototyp dir wirklich hilft, geht es überhaupt weiter. Wenn nicht, ist es damit erledigt – ohne Kosten.
Wir gehen in Vorleistung
Anderswo zahlst du für Konzepte, Prototypen und Agenten, die du am Ende nicht brauchst. Bei uns bauen wir zuerst – du zahlst erst, wenn du weißt, dass es hilft.
Festpreis statt Stundenzettel
Vor jeder Stufe weißt du, was sie kostet. Keine offenen Laufzeiten, keine Abrechnung nach Aufwand.
Erfahrung aus der Entwicklung
Wir kommen aus der Softwareentwicklung. Wir wissen, wie Software funktioniert und wie KI funktioniert – und wo sie in deinen Systemen sauber andockt.
Messbarer Erfolg in wenigen Tagen
Kein Transformationsprojekt über Monate: Nach wenigen Tagen – manchmal schon nach Stunden – siehst du, wie viel Arbeit die KI übernimmt.
Dein erster KI-Agent im Bereich Einkauf – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.