Agentic AccountingKI in der Buchhaltung
KI in der Buchhaltung: weniger Belegchaos, mehr Überblick.
Rechnungen im Postfach, Quittungen im Handschuhfach, Kontoauszüge im Onlinebanking: In der Buchhaltung beginnt der Tag oft mit Suchen und Abtippen. KI-Agenten lesen Belege aus, ordnen Zahlungen zu und behalten offene Posten im Blick. Deine Buchhaltung prüft und bucht – mit weniger Handarbeit.
KI-Check
Wie startklar ist dein Unternehmen?
- KI-Reifegrad in 2 Minuten
- 3 Agenten-Ideen
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche
- Förderung und Weiterbildung in deinem Bundesland
Ergebnis sofort, ohne Anmeldung.
01 Ausgangslage
Was im Bereich Buchhaltung Zeit kostet.
01
Belege erfassen
Rechnungen aus E-Mails, Lieferantenportalen und Papierstapeln sammeln, abtippen und richtig zuordnen.
02
Zahlungen abgleichen
Welcher Zahlungseingang gehört zu welcher Rechnung? Bei Teilzahlungen oder fehlendem Verwendungszweck wird das zur Detektivarbeit.
03
Fehlende Belege nachfordern
Zur Kartenzahlung fehlt die Quittung, zur Abbuchung die Rechnung. Kollegen und Lieferanten hinterherzuschreiben kostet Zeit und Nerven.
04
Mahnwesen
Offene Posten prüfen, Zahlungserinnerungen schreiben, Fristen nachhalten. Wird gern aufgeschoben, obwohl es um die Liquidität geht.
02 Agenten im Einsatz
3 KI-Agenten für Buchhaltung.
Beispiele, die wir umsetzen. Welcher Agent bei dir zuerst startet, zeigt der KI-Check.
Agent 01
Beleg-Agent
Sammelt Rechnungen aus Postfach und Portalen ein – auch E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD –, liest Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz aus und legt einen Buchungsvorschlag an. Unklare Belege markiert er zur Prüfung.
StartAgent 02
Abgleich-Agent
Schlägt vor, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, auch bei abweichenden Beträgen oder knappem Verwendungszweck. Was nicht eindeutig ist, landet bei deinem Team.
StartAgent 03
Mahn-Agent
Behält offene Rechnungen im Blick, formuliert freundliche Zahlungserinnerungen in deinem Ton und schlägt die nächste Mahnstufe vor. Verschickt wird erst nach Freigabe.
Start
Heute
Kurz vor dem Termin mit der Steuerkanzlei sucht die Buchhalterin noch Quittungen zusammen und schreibt Kollegen hinterher. Die Mahnungen bleiben dafür wieder liegen.
Mit Agent
Die Belege sind laufend erfasst, fehlende Quittungen hat der Agent schon angefragt. Die Buchhalterin prüft die Buchungsvorschläge, gibt die Zahlungserinnerungen frei – und übergibt einen sauberen Monat.
Beispielhafte Szene. Was ein Agent bei dir konkret übernimmt, hängt von deinen Abläufen ab.
03 Sicher umsetzen
Worauf es bei KI in der Buchhaltung ankommt.
Buchhaltung braucht Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit. KI muss sich in diese Regeln einfügen, nicht umgekehrt.
GoBD im Blick
Die GoBD beschreiben, wie digitale Buchführung ordnungsgemäß und nachvollziehbar sein muss. Wir richten Abläufe so ein, dass Belege unverändert archiviert und Arbeitsschritte dokumentiert werden. Die Verfahrensdokumentation stimmt ihr mit eurer Steuerkanzlei ab.
Vorschlag statt Automatik
Der Agent liefert Vorschläge. Bei ungewöhnlichen Beträgen, neuen Lieferanten oder steuerlichen Fragen entscheidet ein Mensch.
Hand in Hand mit der Kanzlei
Agenten fügen sich in eure Buchhaltungssoftware und die Abläufe mit eurer Steuerkanzlei ein. Steuerliche Beratung ersetzen sie nicht.
04 Ablauf
So bringen wir KI in dein Buchhaltung.
Schritt 1 · 24 h
Rapid Prototyping
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft ein funktionierender Prototyp.
kostenlosSchritt 2 · 2–4 Wochen
Analyse & Planung
Wir gehen deine Abläufe durch und legen fest, wo Agenten am meisten Zeit sparen – und in welcher Reihenfolge.
ab 4.000 €Schritt 3 · wenige Wochen
Umsetzung
Dein erster Agent geht live – angebunden an deine Systeme, mit Rechten, Freigaben und Einweisung fürs Team.
ab 3.000 €Schritt 4 · monatlich
Einsatz & Lernen
Wir betreuen deine Agenten im Alltag, messen, was sie schaffen, und machen sie jeden Monat besser. Neue kommen Schritt für Schritt dazu.
ab 1.500 €/Monat
05 Bordfunk
Fragen zu KI in der Buchhaltung.
Kann ich ChatGPT in der Buchhaltung nutzen?
Für allgemeine Fragen oder das Formulieren einer Zahlungserinnerung schon. Belege, Kontoauszüge oder Kundendaten solltest du aber nicht in ein frei zugängliches Chat-Tool hochladen. Ein Agent arbeitet in einer DSGVO-konform eingerichteten Umgebung und direkt mit deinen Systemen.
Arbeitet das mit unserer Buchhaltungssoftware zusammen?
Mit vielen gängigen Programmen ja, über Schnittstellen oder den Belegexport. Welche Anbindung bei euch passt, klären wir am Anfang – gern gemeinsam mit eurer Steuerkanzlei.
Wie zuverlässig liest die KI Belege?
Bei sauberen digitalen Rechnungen meist gut, bei zerknitterten Quittungen weniger. Deshalb prüft dein Team die Vorschläge, und unsichere Fälle markiert der Agent ausdrücklich. Bei wiederkehrenden Lieferanten werden die Vorschläge mit der Zeit treffsicherer.
Brauchen wir dann noch unsere Buchhalterin?
Ja. Prüfen, Klären, Sonderfälle und der Kontakt zur Steuerkanzlei bleiben Menschenarbeit. Der Agent nimmt ihr das Abtippen und Hinterherlaufen ab.
Weitere Fachbereiche
Passende Branchen
Was du bei VICKI Labs bekommst
Wir transformieren nicht dein Business. Wir installieren die richtige KI an der richtigen Stelle.
Dein erster Prototyp ist kostenlos und in 24 Stunden fertig. Du entscheidest, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Erster Prototyp kostenlos – in 24 h
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. Innerhalb von 24 Stunden nach dem Kick-off läuft ein funktionierender Prototyp.
Du entscheidest, ob er dir hilft
Erst wenn der Prototyp dir wirklich hilft, geht es überhaupt weiter. Wenn nicht, ist es damit erledigt – ohne Kosten.
Wir gehen in Vorleistung
Anderswo zahlst du für Konzepte, Prototypen und Agenten, die du am Ende nicht brauchst. Bei uns bauen wir zuerst – du zahlst erst, wenn du weißt, dass es hilft.
Festpreis statt Stundenzettel
Vor jeder Stufe weißt du, was sie kostet. Keine offenen Laufzeiten, keine Abrechnung nach Aufwand.
Erfahrung aus der Entwicklung
Wir kommen aus der Softwareentwicklung. Wir wissen, wie Software funktioniert und wie KI funktioniert – und wo sie in deinen Systemen sauber andockt.
Messbarer Erfolg in wenigen Tagen
Kein Transformationsprojekt über Monate: Nach wenigen Tagen – manchmal schon nach Stunden – siehst du, wie viel Arbeit die KI übernimmt.
Dein erster KI-Agent im Bereich Buchhaltung – in 24 Stunden.
Du nennst uns eine Aufgabe, die dich Zeit kostet. 24 Stunden nach dem Kick-off läuft dein Prototyp. Kostenlos und unverbindlich.
Erst mal KI-Check machen – 2 MinutenWir gehen in Vorleistung: Du entscheidest nach dem Prototyp, ob er dir hilft – erst dann geht es weiter.
Sprich mit einem KI-Experten aus deiner Regionhallo@vickilabs.ai
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.