GuideKostenloses Whitepaper
So installierst du KI in dein Unternehmen.
Der 3-Schritte-Guide für jede Branche: Prozesse finden, Agenten-Teams zusammenstellen, Schritt für Schritt einführen. Für Unternehmen bis 50 Mitarbeitende – auf 18 Seiten, ohne Fachchinesisch.
- Für jede Branche
- Bis 50 Mitarbeitende
- Mit Arbeitsblättern
01 Agenten-Teams
Agenten-Teams, die zusammenarbeiten.
Statt eines Chatbots für alles arbeitet in jedem Bereich ein Team aus Spezialisten. Die Agenten sprechen sich ab, geben Arbeit weiter und liefern ein Ergebnis – du gibst frei, was nach außen geht.
Absprache im Team · Leads qualifizieren
Gestaltetes Beispiel · wechselt von selbst – oder wähle oben ein Team.
02 Die VICKI-Labs-Methode
In 30 Tagen von einzelnen KI-Tools zu Agenten, die echte Arbeit übernehmen.
Das gelingt mit drei Bausteinen – wie in einem Orchester: Ohne Noten spielt jeder etwas anderes, ohne Musiker bleibt es still, ohne Dirigent spielen alle durcheinander.
Die Partitur
Prozess
Jedes Ergebnis entsteht durch einen Prozess. KI macht einen guten Prozess schneller, einen schlechten aber nur schneller schlecht. Deshalb starten wir immer hier.
- Leads qualifizieren
- Belege finden und buchen
- Tagesbericht
- Akquise
Die Musiker
Agenten-Team
Statt eines Chatbots für alles: Spezialisten mit genau einer Aufgabe. Einer recherchiert, einer schreibt, einer kennt deine Kunden und Produkte, einer prüft, einer dokumentiert. Wie Musiker in einem Orchester.
Der Dirigent
Steuerung
Sorgt dafür, dass jeder Agent zur richtigen Zeit einsetzt und am Ende ein Ergebnis steht statt Chaos.
- n8n · Make · Zapier verbinden Schritte
- DeskWorks steuert ganze Agenten-Teams
Takt 1Lead kommt rein
Steuerung: erkennt den Auslöser
Takt 2Firma recherchieren
Einsatz
Recherche-Agent: sucht Firma & Person
Takt 3Passt der Lead?
Einsatz
Wissens-Agent: kennt deine Kunden
Prüf-Agent: entscheidet: weiter?
Takt 4Antwort schreiben
Einsatz
Wissens-Agent: liefert Produkte & Preise
Text-Agent: schreibt die Antwort
Takt 5Prüfen & freigeben
Einsatz
Prüf-Agent: prüft Fakten & Ton
Du: gibst frei
Takt 6Dokumentieren
Einsatz
Doku-Agent: pflegt das CRM
Prozess. Agenten. Steuerung. Fehlt eins davon, funktioniert KI nicht. Wie du alle drei aufbaust, zeigt dir der Guide in drei Schritten.
03 Der Guide
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Analytisch statt aus dem Bauch: Erst schaust du, wo die Arbeit steckt. Dann entscheidest du, was die Agenten übernehmen. Dann bringst du ein Team nach dem anderen an den Start.
Schritt 01
Kartieren
Wo steckt die Arbeit?
Du gehst Bereich für Bereich durch dein Unternehmen und erfasst die regelmäßigen Aufgaben: Was löst sie aus, wie oft fallen sie an, wie komplex sind sie und wer ist beteiligt?
- Landkarte mit 8 Bereichen, die es in jeder Branche gibt
- Aufgaben-Inventar zum Ausfüllen
- Komplexität in drei Stufen einschätzen
- Beteiligte und Übergaben sichtbar machen
ErgebnisDein Aufgaben-Inventar
Schritt 02
Team zusammenstellen
Was übernehmen die Agenten?
Du bewertest die Aufgaben nach Hebel und Machbarkeit, wählst deinen ersten Prozess und stellst das passende Agenten-Team zusammen – jeder Agent mit genau einer Aufgabe, dazu feste Auslöser und eine verantwortliche Person.
- Bewertung nach Hebel und Machbarkeit
- Fünf Regeln für ein gutes Agenten-Team
- Team-Steckbrief als Vorlage
- 8 Agenten-Teams für jede Branche
ErgebnisDeine ersten Team-Steckbriefe
Schritt 03
Installieren
Wie gehen die Agenten an den Start?
Du bringst ein Agenten-Team nach dem anderen an den Start: anschließen, einweisen, mit echten Fällen proben und dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung übergeben – vom Assistenten bis zum Autopilot.
- Installation in fünf Schritten
- Drei Ausbaustufen: Assistent, Co-Pilot, Autopilot
- Spielregeln: DSGVO, EU AI Act, Team
- 90-Tage-Plan und Checkliste
ErgebnisDein erstes Agenten-Team im Betrieb
04 Download
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- 18 Seiten, sofort als PDF
- Mit Aufgaben-Inventar und Team-Steckbrief zum Ausfüllen
- Kostenlos, Abmeldung jederzeit
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05 Beispiel-Teams
8 Agenten-Teams, die in jeder Branche passen.
Ob Handwerk, Praxis, Kanzlei oder Handel: Diese Prozesse finden sich in fast jedem Unternehmen bis 50 Mitarbeitende. Im Whitepaper sind sie der Startpunkt für deine eigenen Steckbriefe.
Organisation
Posteingang sortieren
- Auslöser
- Neue E-Mail im Sammelpostfach
- Ergebnis
- Jede Mail landet beim richtigen Menschen
Agenten im Team
- Sortierer
- Beantworter
- Weiterleiter
Ziel: Co-Pilot
Kunden gewinnen
Angebote erstellen
- Auslöser
- Anfrage per E-Mail oder Formular
- Ergebnis
- Angebotsentwurf zur Freigabe
Agenten im Team
- Leser
- Kalkulator
- Texter
Ziel: Co-Pilot
Kunden betreuen
Termine vereinbaren
- Auslöser
- Terminwunsch · zwei Tage vor dem Termin
- Ergebnis
- Bestätigte Termine, weniger Ausfälle
Agenten im Team
- Planer
- Erinnerer
Ziel: Autopilot
Finanzen
Belege buchen
- Auslöser
- Rechnung oder Beleg im Postfach
- Ergebnis
- Vollständige Belege, Monat für Monat
Agenten im Team
- Ausleser
- Prüfer
- Ablage
Ziel: Autopilot
Finanzen
Forderungen nachhalten
- Auslöser
- Rechnung überfällig
- Ergebnis
- Zahlungserinnerung zur Freigabe
Agenten im Team
- Abgleicher
- Texter
Ziel: Co-Pilot
Personal & Team
Fragen aus dem Team
- Auslöser
- Frage im Team-Chat
- Ergebnis
- Schnelle Antworten, weniger Unterbrechungen
Agenten im Team
- Rechercheur
- Erklärer
Ziel: Autopilot
Personal & Team
Bewerbungen organisieren
- Auslöser
- Neue Bewerbung
- Ergebnis
- Schnelle Rückmeldung – die Auswahl trifft ein Mensch
Agenten im Team
- Empfang
- Prüfer
- Planer
Ziel: Co-Pilot
Führung
Wochenbericht erstellen
- Auslöser
- Montag, 8 Uhr · Monatsende
- Ergebnis
- Wochenbericht im Postfach
Agenten im Team
- Sammler
- Analyst
- Texter
Ziel: Autopilot
- AssistentDie Agenten bereiten vor, ein Mensch erledigt.
- Co-PilotDie Agenten erledigen, ein Mensch gibt frei, bevor etwas nach außen geht.
- AutopilotDie Agenten erledigen Routine selbst und melden nur Ausnahmen.
06 Inhalt
Das erwartet dich auf 18 Seiten.
- 01
Wie KI-Unternehmen gebaut sind
Auslöser, Agenten-Team, Ergebnis, Freigabe: das Prinzip hinter jedem KI-Unternehmen.
- 02
Auslöser & Begriffe
Auslöser, Prozesse, Agenten, Steuerung und Freigaben – verständlich erklärt.
- 03
Schritt 1: Kartieren
Bereiche durchgehen, Aufgaben erfassen, Komplexität und Beteiligte einschätzen.
- 04
Schritt 2: Team zusammenstellen
Aufgaben bewerten, Agenten-Team planen, Steckbrief schreiben – mit 8 Beispiel-Teams.
- 05
Schritt 3: Installieren
Ein Agenten-Team nach dem anderen an den Start bringen – vom Assistenten bis zum Autopilot.
- 06
Spielregeln
DSGVO, EU AI Act und Team: worauf du achten musst.
- 07
Was bringt ein Agenten-Team?
Ein einfaches Rechenschema für deine erste Abschätzung.
- 08
90-Tage-Plan & Checkliste
Zum Abhaken: Bist du bereit für dein erstes Agenten-Team?
- 09
Ausblick: Von Agenten-Teams zu Desks
Wie aus vielen Agenten-Teams Verantwortungsbereiche werden – und wie DeskWorks sie aufsetzt.
07 Lieber mit uns?
In 30 Tagen zu Agenten, die echte Arbeit übernehmen.
Wir setzen die VICKI-Labs-Methode mit dir um – in drei Phasen.
1 · BauenTag 1–14
Prozess klären, Agenten-Team aufbauen, an deine Tools anbinden.
Start: kostenloser Prototyp in 24 Stunden
2 · EinführenTag 15–30
Dein Team lernt, Aufgaben an die Agenten abzugeben. Klare Regeln, was der Agent macht und was der Mensch entscheidet.
3 · Betreibenab Monat 2
Wir betreuen und verbessern deine Agenten laufend und messen eingesparte Stunden.
Prozess. Agenten. Steuerung. Fehlt eins davon, funktioniert KI nicht.
Kostenlosen Prototyp starten08 Für wen
Für jede Branche. Für Teams bis 50 Mitarbeitende.
- Handwerk
- Praxen
- Kanzleien
- Steuerberatung
- Agenturen
- Handel
- E-Commerce
- Hausverwaltungen
- IT-Dienstleister
- Hotellerie
- Logistik
- Immobilien
- Inhaber und Geschäftsführer, die KI im eigenen Unternehmen einführen wollen – ohne eigene IT-Abteilung
- Teamleiter, die Routine in ihrem Bereich an KI abgeben möchten
- Unternehmen bis 50 Mitarbeitende, egal aus welcher Branche
09 Ausblick
DeskWorks.AI – KI-Teams & Desks in Minuten aufgesetzt.
Mit dem ersten Agenten-Team fängt es an. Sind es mehrere, bündelst du sie zu Desks – Verantwortungsbereichen wie Vertrieb oder Finanzen. Mit DeskWorks setzt du Agenten-Teams und Desks auf, ohne zu programmieren.
10 Bordfunk
Fragen zum Whitepaper.
Was kostet das Whitepaper?
Nichts. Du gibst deine E-Mail-Adresse an, bestätigst sie über den Link in unserer E-Mail und erhältst das PDF direkt.
Was ist ein Agenten-Team?
Mehrere spezialisierte KI-Agenten, die zusammen einen Prozess erledigen – etwa Leads qualifizieren oder Belege buchen. Jeder Agent hat genau eine Aufgabe, die Steuerung sorgt dafür, dass alle zur richtigen Zeit einsetzen, und ein Mensch gibt frei, was nach außen geht.
Für welche Unternehmen ist der Guide gedacht?
Für Unternehmen bis etwa 50 Mitarbeitende aus jeder Branche – vom Handwerksbetrieb über die Praxis bis zur Agentur. Größere Unternehmen können genauso vorgehen, brauchen aber meist mehr Abstimmung.
Brauche ich technisches Wissen?
Nein. Der Guide ist für Entscheider ohne technischen Hintergrund geschrieben. Du brauchst einen Stift, ein paar Stunden und die Menschen, die die Arbeit heute machen.
Brauche ich eine bestimmte Software?
Nein. Das Vorgehen funktioniert unabhängig vom Werkzeug – mit n8n, Make, Zapier oder DeskWorks. Am Ende zeigen wir dir, wie du mit DeskWorks Agenten-Teams und Desks in Minuten aufsetzt – der Plattform, die wir bei VICKI Labs dafür bauen.
Warum muss ich meine E-Mail bestätigen?
Das Double-Opt-in stellt sicher, dass wirklich du das Whitepaper angefordert hast. So schützen wir deine Adresse vor Missbrauch.
Bekomme ich danach Werbung?
Nur, wenn du zustimmst. Du kannst dich jederzeit mit einem Klick abmelden.
Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.