01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Agenturen steckt viel Zeit in der Arbeit rund um die Kundenprojekte: Reportings bauen, Briefings sortieren, Angebote schreiben, Meeting-Notizen verteilen und Stunden nachhalten. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der Idee, sondern bei allem, was sie begleitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Agenturen bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Am Monatsanfang baut ihr Reportings statt Kampagnen“
- „Das Briefing steckt in drei Mails, einem PDF und einer Sprachnachricht“
- „Angebote schreibst du abends, nach dem Tagesgeschäft“
- „Nach dem Call weiß keiner, wer was bis wann macht“
- „Das Budget ist weg, bevor es jemand merkt“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Agentur.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Co-Pilot
Kunden-Reporting bauen
Zahlen aus Meta, Google und Analytics landen jeden Monat in eurem Report – mit Einordnung, Auffälligkeiten und nächsten Schritten.
AuslöserMonatsende oder vereinbarter Reporting-TerminErgebnisReport mit Einordnung beim Kunden, abgelegt1Der Prozess
- 1Zahlen holen
- 2Prüfen
- 3Report füllen
- 4Einordnen
- 5Freigeben
- 6Versenden
2Das Agenten-Team
- Daten-Agentholt die Zahlen aus allen Kanälen des Kunden
- Prüf-Agentfindet Lücken, Ausreißer und Tracking-Fehler
- Report-Agentfüllt euer Report-Layout und schreibt die Einordnung
- Versand-Agentverschickt den Report und legt ihn ab
- Kundenberatungprüft Zahlen und Einordnung und gibt den Report frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Reports kommen pünktlich und einheitlich
- Auffälligkeiten sieht die Agentur zuerst
- Mehr Zeit für Beratung statt Zahlenkopieren
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Briefings zusammenfassen
Aus Call, Mails und Kunden-PDF wird ein klares Briefing mit Ziel, Zielgruppe und Deadline – offene Fragen gehen gesammelt an den Kunden.
AuslöserKunde schickt Unterlagen oder der Briefing-Call ist vorbeiErgebnisBriefing im Projekttool, Rückfragen beim Kunden1Der Prozess
- 1Sammeln
- 2Zusammenfassen
- 3Lücken finden
- 4Freigeben
- 5Rückfragen
- 6Projekt anlegen
2Das Agenten-Team
- Sammel-Agentträgt alles zusammen, was der Kunde geschickt hat
- Briefing-Agentschreibt das Briefing nach eurer Vorlage
- Lücken-Agentfindet fehlende Angaben und Widersprüche
- Projekt-Agentlegt Projekt und Aufgaben im Projekttool an
- Projektleitungprüft Briefing und Rückfragen und gibt sie frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Alle arbeiten mit demselben Briefing
- Offene Fragen werden früh geklärt
- Projektstart ohne Suchen in Mails
Use-Case 3 · Ziel: Assistent
Angebote schreiben
Aus einer Anfrage wird ein Angebotsentwurf mit Leistungen und Aufwand – geschätzt auf Basis der echten Stunden eurer früheren Projekte.
AuslöserAnfrage, Ausschreibung oder Pitch-EinladungErgebnisAngebotsentwurf mit Kalkulation zur Entscheidung1Der Prozess
- 1Anfrage auswerten
- 2Vergleichen
- 3Aufwand schätzen
- 4Angebot schreiben
- 5Entscheiden
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Leistungen, Umfang und Termine aus
- Archiv-Agentfindet ähnliche Projekte und ihre echten Stunden
- Aufwand-Agentschätzt den Aufwand je Leistung und Rolle
- Text-Agentschreibt Angebot und Leistungsbeschreibung
- Geschäftsführunglegt Preis und Umfang fest und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller von der Anfrage zum Angebot
- Schätzung auf Basis echter Stunden
- Einheitliche Angebote im ganzen Team
Preis, Umfang und Nutzungsrechte legst du fest. Die Agenten bereiten nur vor.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Meeting-Notizen verteilen
Nach jedem Kunden-Call oder Jour fixe: kurzes Recap an den Kunden, Aufgaben mit Namen und Frist im Projekttool, offene Punkte nachgehalten.
AuslöserKunden-Call oder Jour fixe ist beendetErgebnisRecap beim Kunden, Aufgaben im Projekttool1Der Prozess
- 1Einlesen
- 2Aufgaben finden
- 3Recap schreiben
- 4Freigeben
- 5Verteilen
- 6Nachhalten
2Das Agenten-Team
- Mitschrift-Agentmacht aus Mitschnitt oder Stichpunkten einen Text
- Aufgaben-Agenterkennt Entscheidungen, Aufgaben und Fristen
- Recap-Agentschreibt das Recap im Ton eurer Agentur
- Nachhalte-Agenterinnert rechtzeitig an offene Aufgaben
- Projektleitungprüft das Recap, bevor es zum Kunden geht
3Orchestrierung
Was es bringt
- Das Recap geht raus, solange alles frisch ist
- Jede Aufgabe hat Namen und Frist
- Kunde und Team sehen denselben Stand
Calls nur aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben – auch der Kunde.
Use-Case 5 · Ziel: Autopilot
Stundenzettel prüfen
Jede Woche prüft das Team die gebuchten Zeiten: Was fehlt, was steht auf dem falschen Job, welches Budget wird knapp?
AuslöserJeden Freitag und vor der MonatsabrechnungErgebnisZeiten vollständig, Budgets im Blick, Nachweise fertig1Der Prozess
- 1Zeiten prüfen
- 2Nachfragen
- 3Budget abgleichen
- 4Nachweise
- 5Informieren
2Das Agenten-Team
- Zeit-Agentprüft Buchungen auf Lücken und falsche Jobs
- Nachfrage-Agentfragt fehlende Zeiten freundlich nach
- Budget-Agentvergleicht gebuchte Stunden mit Angebot und Budget
- Nachweis-Agentstellt die Leistungsnachweise je Kunde zusammen
- Geschäftsführungbekommt eine Wochenübersicht und nur die Budget-Warnungen
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Nachbuchen am Monatsende
- Knappe Budgets fallen früh auf
- Keine Stunde geht in der Abrechnung verloren
Die Prüfung dient der Abrechnung, nicht der Leistungskontrolle. Gibt es einen Betriebsrat, binde ihn ein.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch einen typischen Monat: Wo geht Zeit für Reportings, Briefings, Angebote und Stunden drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Stundenzettel prüfen. Die Daten liegen schon in eurer Zeiterfassung, die Regeln sind klar, und bei der Monatsabrechnung merken alle den Unterschied.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Agentur achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Marketing- und Werbeagenturen – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Kundengeheimnisse schützen
- Kunden sauber trennen
- Urheber- und Nutzungsrechte
- KI-Inhalte kennzeichnen
- KI-Kompetenz im Team
- Mitschnitte nur mit Einwilligung
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Marketing- und Werbeagenturen
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Kunden-Reporting bauen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Briefings zusammenfassen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Angebote schreiben4 Agenten · Ziel: Assistent
- Meeting-Notizen verteilen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Stundenzettel prüfen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.