01 Ausgangslage
Kennst du das?
Deine Bauleiter sollen Baustellen steuern – und sitzen doch oft stundenlang im Container: Leistungsverzeichnisse lesen, Bautagebuch schreiben, Nachträge begründen, Nachweise einsammeln, Rechnungen prüfen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht beim Bauen, sondern bei der Schreib- und Prüfarbeit drumherum.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Bauunternehmen bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Das LV hat 200 Seiten, abgegeben wird am Freitag“
- „Das Bautagebuch entsteht abends aus dem Gedächtnis“
- „Beim Nachtrag fehlt genau der Beleg, auf den es ankommt“
- „Nachweise der Nachunternehmer laufen unbemerkt ab“
- „Lieferscheine und Rechnungen passen nicht zusammen“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Bauunternehmen.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Assistent
Ausschreibung auswerten
Das Team liest LV und Vertragsbedingungen und fasst Anforderungen, Risiken und Fristen zusammen – du entscheidest, ob ihr bietet.
AuslöserNeue Ausschreibung oder Anfrage mit LVErgebnisZusammenfassung mit Risiken, Fristen und Bieterfragen1Der Prozess
- 1Unterlagen lesen
- 2Anforderungen
- 3Bedingungen
- 4Risiken markieren
- 5Vergleichen
- 6Entscheiden
2Das Agenten-Team
- LV-Agentliest das Leistungsverzeichnis und gliedert es
- Vertrags-Agentfindet Fristen, Vertragsstrafen und Sicherheiten
- Risiko-Agentmarkiert unklare Positionen und Mengen
- Archiv-Agentfindet ähnliche Projekte und Einheitspreise
- Kalkulationentscheidet mit der Geschäftsführung und kalkuliert
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schnell wissen, ob sich ein Angebot lohnt
- Risiken fallen vor der Kalkulation auf
- Keine Abgabefrist geht unter
Deine Kalkulation ist Geschäftsgeheimnis. Sie gehört nur in abgesicherte KI-Dienste.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Bautagebuch per Sprachnachricht
Die Bauleitung spricht ein, was heute los war. Das Team macht daraus den Eintrag mit Wetter, Personal, Leistungen und Fotos.
AuslöserSprachnachricht und Fotos von der BaustelleErgebnisEintrag abgezeichnet, Behinderungen gemeldet1Der Prozess
- 1Einsprechen
- 2Eintrag schreiben
- 3Ergänzen
- 4Auffälligkeiten
- 5Abzeichnen
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Sprach-Agentmacht aus Sprachnachrichten einen Text
- Tagebuch-Agentschreibt den Eintrag nach eurer Vorlage
- Foto-Agentergänzt Wetter, ordnet Fotos zu und benennt sie
- Melde-Agenterkennt Behinderungen und Zusatzleistungen
- Bauleitungprüft den Eintrag und zeichnet ab
3Orchestrierung
Was es bringt
- Eintrag am selben Tag, nicht aus dem Kopf
- Behinderungen werden sofort festgehalten
- Belege für Nachträge sind schon da
Fotos mit Personen nur nach euren Regeln speichern. Abgezeichnete Einträge nicht mehr ändern.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Nachträge vorbereiten
Geänderte oder zusätzliche Leistung? Das Team sammelt Belege aus Bautagebuch, Plänen und Schriftverkehr und entwirft Anzeige und Nachtrag.
AuslöserAnordnung, Planänderung oder Meldung der BauleitungErgebnisNachtrag mit Belegen verschickt, Antwort im Blick1Der Prozess
- 1Anlass erkennen
- 2Ankündigen
- 3Belege sammeln
- 4Preis ermitteln
- 5Freigeben
- 6Nachhalten
2Das Agenten-Team
- Anlass-Agenterkennt, was sich gegenüber dem Vertrag ändert
- Beleg-Agentsammelt Bautagebuch, Fotos und Schreiben dazu
- Preis-Agentbereitet die Preisermittlung vor
- Text-Agentschreibt Mehrkostenanzeige und Nachtragsangebot
- Frist-Agenthält Antworten und offene Nachträge nach
- Bauleitungprüft Anspruch und Preis und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Nachträge mit lückenlosen Belegen
- Keine Ankündigung kommt zu spät
- Offene Nachträge immer im Blick
Ob ein Anspruch besteht, entscheidet ihr – im Zweifel mit Rechtsberatung. Die Agenten bereiten nur vor.
Use-Case 4 · Ziel: Autopilot
Nachweise der Nachunternehmer
Freistellung, Unbedenklichkeit, Versicherung: Das Team behält die Gültigkeit im Blick und fordert rechtzeitig neue Nachweise an.
AuslöserNachweis kommt an oder läuft in 30 Tagen abErgebnisNachweise aktuell, Lücken vor der Zahlung gemeldet1Der Prozess
- 1Eingang lesen
- 2Prüfen
- 3Vormerken
- 4Anfordern
- 5Melden
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest Nachweise aus und erkennt die Art
- Prüf-Agentprüft Aussteller, Firmendaten und Gültigkeit
- Fristen-Agentmerkt Ablaufdaten vor und meldet Lücken
- Anforder-Agentfordert neue Nachweise beim Nachunternehmer an
- Kaufmännische Leitungentscheidet, wenn ein Nachweis fehlt
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Nachweis läuft unbemerkt ab
- Lücken fallen vor der Zahlung auf
- Weniger Nachfragen von Hand
Welche Nachweise ihr braucht, klärt ihr mit Steuer- und Rechtsberatung.
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Rechnungen gegen Lieferscheine
Jede Eingangsrechnung wird mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Abweichungen bei Menge und Preis gehen markiert an die Bauleitung.
AuslöserEingangsrechnung eines LieferantenErgebnisGeprüfte Rechnung zur Freigabe, Abweichungen markiert1Der Prozess
- 1Auslesen
- 2Zuordnen
- 3Abgleichen
- 4Freigeben
- 5Buchen
2Das Agenten-Team
- Rechnungs-Agentliest Positionen, Mengen und Preise aus
- Liefer-Agentfindet Bestellung und Lieferscheine dazu
- Abgleich-Agentvergleicht Menge, Preis und Konditionen
- Buchungs-Agentbereitet Buchung und Zahlung vor
- Bauleitungklärt Abweichungen und gibt zur Zahlung frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Abweichungen fallen vor der Zahlung auf
- Skontofristen werden genutzt
- Kosten landen auf dem richtigen Projekt
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit Bauleitung, Kalkulation und Büro durch ein laufendes Projekt: Wo geht Zeit für Schreib- und Prüfarbeit drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Nachweise der Nachunternehmer. Die Regeln sind klar, die Nachweise kommen digital, und du siehst schnell, wo Lücken sind – bevor Geld rausgeht.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Bauunternehmen achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Bauunternehmen – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Kalkulation ist Geschäftsgeheimnis
- Daten von Bauherren und Beschäftigten
- Baustellenfotos mit Personen
- Entscheidungen bleiben bei euch
- KI-Kompetenz im Team
- Fristen doppelt sichern
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Bauunternehmen
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Ausschreibung auswerten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Bautagebuch per Sprachnachricht4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Nachträge vorbereiten5 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Nachweise der Nachunternehmer4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Rechnungen gegen Lieferscheine4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.