01 Ausgangslage
Kennst du das?
Mehr Objekte, mehr Anfragen, kaum Fachkräfte: Viele Hausverwaltungen arbeiten am Anschlag. Ein großer Teil des Tages geht für Mieterpost, Handwerkeraufträge, Belege, Versammlungen und Fristen drauf. Genau hier helfen Agenten-Teams – damit dein Team Zeit für Eigentümer, Mieter und die kniffligen Fälle hat.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Hausverwaltungen bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Mieter rufen wegen jeder Kleinigkeit an“
- „Der Handwerker war da – aber ist es jetzt erledigt?“
- „Im Januar stapeln sich die Belege für die Abrechnung“
- „Vor der Eigentümerversammlung wird jeder Abend lang“
- „Wartungsfristen und Vertragslaufzeiten rutschen durch“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Hausverwaltung.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Mieter-Postfach sortieren
Jede Nachricht landet beim richtigen Objekt. Standardfragen beantwortet das Team selbst, Schäden und Sonderfälle gehen sortiert an euch.
AuslöserMail, Anruf oder Nachricht von Mietern oder EigentümernErgebnisStandardfragen beantwortet, der Rest sortiert verteilt1Der Prozess
- 1Eingang lesen
- 2Zuordnen
- 3Einordnen
- 4Beantworten
- 5Weiterleiten
2Das Agenten-Team
- Sortier-Agenterkennt Anliegen und Dringlichkeit
- Objekt-Agentordnet Objekt, Einheit und Person zu
- Antwort-Agentbeantwortet Standardfragen aus Hausordnung und Akte
- Weiterleit-Agentgibt Schäden und Sonderfälle an die Richtigen
- Sachbearbeitungbekommt nur Fälle, bei denen es Ermessen braucht
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger Anrufe wegen Standardfragen
- Jede Nachricht beim richtigen Objekt
- Sonderfälle sofort bei den Richtigen
Notfälle wie ein Wasserrohrbruch laufen weiter über euren Notdienst. Der Agent meldet sie sofort.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Handwerker koordinieren
Aus der Schadensmeldung wird ein Auftrag: Das Team klärt Details, schlägt den Dienstleister vor, stimmt den Termin ab und informiert Mieter.
AuslöserSchadensmeldung aus dem Mieter-PostfachErgebnisAuftrag erteilt, Termin steht, Mieter informiert1Der Prozess
- 1Schaden klären
- 2Dienstleister
- 3Freigeben
- 4Termin abstimmen
- 5Nachhalten
- 6Abschließen
2Das Agenten-Team
- Schaden-Agentfragt Fotos und Details nach, schätzt die Dringlichkeit
- Auftrags-Agentschlägt den Dienstleister nach Gewerk und Vertrag vor
- Termin-Agentstimmt den Termin mit Handwerker und Mieter ab
- Kontroll-Agentfragt nach, ob erledigt ist, und ordnet die Rechnung zu
- Objektbetreuunggibt den Auftrag frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Mieter wissen, wann der Handwerker kommt
- Kein Auftrag bleibt ohne Rückmeldung
- Rechnung passt zum Auftrag
Handwerker bekommen nur die Daten, die sie für den Auftrag brauchen: Name, Adresse, Erreichbarkeit.
Use-Case 3 · Ziel: Assistent
Belege für die Abrechnung
Das Team ordnet Belege laufend Objekt und Kostenart zu und findet Lücken und Auffälligkeiten – die Abrechnung erstellt und prüft ihr.
AuslöserNeuer Beleg · Ende des AbrechnungsjahresErgebnisBelege vollständig, Auffälligkeiten markiert1Der Prozess
- 1Belege lesen
- 2Zuordnen
- 3Lücken finden
- 4Anfordern
- 5Vergleichen
- 6Abrechnen
2Das Agenten-Team
- Beleg-Agentliest Rechnungen aus und erkennt Objekt und Leistung
- Umlage-Agentschlägt Kostenart und Verteilerschlüssel vor
- Prüf-Agentvergleicht mit dem Vorjahr und findet Lücken
- Anforder-Agentfordert fehlende Belege und Ablesewerte an
- Buchhaltungerstellt und prüft die Abrechnung
3Orchestrierung
Was es bringt
- Belege sind im Januar schon sortiert
- Lücken fallen vor der Abrechnung auf
- Auffälligkeiten klärst du vor dem Versand
Was umlagefähig ist und wie verteilt wird, prüft ihr selbst. Die Abrechnung verantwortet die Verwaltung.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Eigentümerversammlung planen
Tagesordnung, Einladung, Unterlagen und Protokollentwurf: Das Team bereitet alles vor und pflegt die Beschluss-Sammlung – du leitest.
AuslöserTermin der Versammlung steht festErgebnisEinladung verschickt, Protokoll und Beschlüsse erfasst1Der Prozess
- 1Themen sammeln
- 2Unterlagen
- 3Einladung
- 4Freigeben
- 5Versenden
- 6Protokoll
2Das Agenten-Team
- Themen-Agentsammelt Anträge und Themen für die Tagesordnung
- Unterlagen-Agentstellt Angebote, Wirtschaftsplan und Abrechnung bei
- Einladungs-Agentschreibt und verschickt die Einladung
- Protokoll-Agententwirft Protokoll und pflegt die Beschluss-Sammlung
- Verwaltungprüft Einladung und Protokoll und leitet die Versammlung
3Orchestrierung
Was es bringt
- Einladung rechtzeitig und vollständig
- Protokoll kurz nach der Versammlung
- Beschluss-Sammlung immer aktuell
Fristen und Form nach WEG und Gemeinschaftsordnung prüfst du. Mitschnitte nur mit Zustimmung aller.
Use-Case 5 · Ziel: Autopilot
Wartung und Prüftermine
Wartungsverträge, Prüfpflichten und Versicherungen haben Fristen. Das Team erinnert rechtzeitig, plant Routinetermine und legt Nachweise ab.
AuslöserFrist rückt näher, z. B. Aufzugsprüfung in 6 WochenErgebnisTermin steht, Mieter informiert, Nachweis abgelegt1Der Prozess
- 1Frist erkennen
- 2Termin vereinbaren
- 3Mieter informieren
- 4Nachweis ablegen
- 5Mängel melden
2Das Agenten-Team
- Fristen-Agentkennt alle Prüf- und Wartungstermine je Objekt
- Termin-Agentvereinbart den Termin mit dem Vertragspartner
- Aushang-Agentschreibt Aushang und Mieterinformation
- Nachweis-Agentlegt Prüfberichte ab und meldet Mängel
- Objektbetreuungbekommt nur Mängel und auslaufende Verträge
3Orchestrierung
Was es bringt
- Keine Prüffrist rutscht mehr durch
- Nachweise liegen griffbereit
- Mieter sind rechtzeitig informiert
Welche Prüfpflichten je Objekt gelten, legt ihr fest. Die Agenten erinnern nur.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch ein Verwaltungsjahr: Wo geht Zeit für Mieterpost, Handwerker, Belege und Fristen drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Mieter-Postfach sortieren. Die Nachrichten kommen ohnehin digital, viele Fragen wiederholen sich, und dein Team merkt es in der ersten Woche.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Hausverwaltung achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Hausverwaltungen – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Mieter- und Eigentümerdaten
- Trennung nach Objekten
- Nur das Nötige weitergeben
- Abrechnung prüft ein Mensch
- KI-Kompetenz im Team
- Offen sagen, wenn KI antwortet
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Hausverwaltungen
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Mieter-Postfach sortieren4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Handwerker koordinieren4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Belege für die Abrechnung4 Agenten · Ziel: Assistent
- Eigentümerversammlung planen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Wartung und Prüftermine4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.