01 Ausgangslage
Kennst du das?
Gastgeber sein heißt, für Gäste da zu sein. Doch viel Zeit geht hinter den Kulissen verloren: Gästeanfragen, Bestellungen, Dienstplan, Übergaben und Bewertungen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht beim Gastgeben, sondern bei allem, was es möglich macht.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Hotels und Restaurants bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Bestellungen schreibst du nach dem Abendservice“
- „Der Dienstplan wird jede Woche zum Puzzle“
- „Die Nussallergie von Zimmer 204 kommt nie in der Küche an“
- „Gäste fragen per Mail, was längst auf der Website steht“
- „Die Bewertung von letzter Woche ist noch unbeantwortet“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deinen Betrieb.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Gästeanfragen beantworten
Fragen zu Anreise, Parken, Hund oder Frühstück beantwortet das Team sofort, in der Sprache des Gastes. Buchungen gehen an die Rezeption.
AuslöserNeue Gästeanfrage per E-Mail oder Website-ChatErgebnisGast hat eine Antwort, Sonderfälle liegen bei der Rezeption1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Antwort finden
- 3Antworten
- 4Sonderfälle
- 5Übernehmen
2Das Agenten-Team
- Postfach-Agenterkennt Sprache und Anliegen jeder Anfrage
- Wissens-Agentkennt Hausinfos, Preise und Angebote
- Antwort-Agentschreibt freundlich in der Sprache des Gastes
- Übergabe-Agentgibt Buchungen und Sonderfälle an die Rezeption
- Rezeptionübernimmt Buchungen, Beschwerden und Sonderfälle
3Orchestrierung
Was es bringt
- Gäste bekommen schnell eine Antwort
- Antworten in vielen Sprachen
- Mehr Zeit für Gäste am Empfang
Gäste sollen erkennen, dass eine KI antwortet – und jederzeit einen Menschen erreichen.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Bestellung und Lieferschein
Aus Reservierungen, Bestand und Verbrauch wird ein Bestellvorschlag. Bei der Lieferung gleicht das Team Lieferschein und Rechnung ab.
AuslöserBestelltag beim Lieferanten oder Bestand unter MinimumErgebnisBestellung freigegeben, Abweichungen bei Lieferung markiert1Der Prozess
- 1Bedarf schätzen
- 2Bestand prüfen
- 3Vorschlag
- 4Freigeben
- 5Bestellen
- 6Abgleichen
2Das Agenten-Team
- Bedarfs-Agentschätzt den Bedarf aus Reservierungen und Verbrauch
- Bestand-Agentkennt Vorräte und Mindestmengen
- Bestell-Agentschreibt die Bestellung je Lieferant
- Abgleich-Agentgleicht Lieferschein und Rechnung mit der Bestellung ab
- Küchenchefpasst den Vorschlag an und gibt die Bestellung frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Bestellung steht vor dem Abendservice
- Weniger Überbestand und Fehlmengen
- Lieferdifferenzen fallen sofort auf
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Allergien und Sonderwünsche
Was Gäste bei der Buchung angeben, steht in der Tagesübersicht für Rezeption, Housekeeping und Küche. Allergien bestätigt die Küche.
AuslöserJeden Morgen um 7 Uhr und bei neuen BuchungenErgebnisTagesübersicht für alle, Allergien von der Küche bestätigt1Der Prozess
- 1Wünsche sammeln
- 2Zuordnen
- 3Gerichte prüfen
- 4Übersicht
- 5Bestätigen
2Das Agenten-Team
- Sammel-Agentliest Wünsche aus Buchungen, Mails und Reservierungen
- Allergen-Agentprüft Gerichte gegen die angegebenen Allergien
- Übersicht-Agentschreibt die Tagesübersicht je Abteilung
- Küchebestätigt jeden Allergie-Hinweis und fragt im Zweifel beim Gast nach
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Sonderwunsch geht verloren
- Alle Abteilungen auf dem gleichen Stand
- Die Küche weiß vor dem Service Bescheid
Allergie-Angaben können Gesundheitsdaten sein: nur für diesen Zweck nutzen. Im Zweifel beim Gast nachfragen.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Dienstplan vorbereiten
Aus Belegung, Reservierungen und den Wünschen deines Teams entsteht ein Entwurf für den Dienstplan. Du passt an und gibst frei.
AuslöserJeden Mittwoch für die übernächste WocheErgebnisDienstplan freigegeben und an alle verteilt1Der Prozess
- 1Bedarf schätzen
- 2Wünsche sammeln
- 3Entwurf bauen
- 4Prüfen
- 5Freigeben
- 6Verteilen
2Das Agenten-Team
- Prognose-Agentschätzt den Bedarf aus Belegung und Reservierungen
- Wunsch-Agentsammelt Urlaub, Wünsche und Verfügbarkeiten
- Plan-Agentbaut den Entwurf und prüft Ruhezeiten
- Info-Agentverteilt den Plan und sammelt Tauschwünsche
- Betriebsleitungpasst den Entwurf an und gibt ihn frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Der Plan steht früher
- Wünsche werden fair berücksichtigt
- Ruhezeiten werden nicht übersehen
Das Arbeitszeitgesetz gilt weiter. Gibt es einen Betriebsrat, redet er beim Dienstplan mit.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Auf Bewertungen antworten
Neue Bewertungen auf Google und Buchungsportalen werden gesammelt, eingeordnet und mit einem Antwortentwurf in deinem Ton vorgelegt.
AuslöserNeue Bewertung auf Google oder einem BuchungsportalErgebnisAntwortentwurf zur Freigabe, Themen im Monatsbericht1Der Prozess
- 1Sammeln
- 2Einordnen
- 3Entwurf
- 4Veröffentlichen
- 5Auswerten
2Das Agenten-Team
- Bewertungs-Agentsammelt neue Bewertungen von allen Portalen
- Analyse-Agenterkennt Lob, Kritik und wiederkehrende Themen
- Antwort-Agententwirft die Antwort in deinem Ton
- Inhaber oder Leitungpasst die Antwort an und veröffentlicht sie
3Orchestrierung
Was es bringt
- Jede Bewertung bekommt eine Antwort
- Antworten im Ton deines Hauses
- Du siehst, was Gäste wirklich stört
In öffentlichen Antworten keine Daten aus der Buchung nennen. Veröffentlichen tust du selbst.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch eine Woche: Wo geht Zeit für Anfragen, Bestellungen, Dienstplan und Bewertungen drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Gästeanfragen beantworten. Viele Fragen wiederholen sich, die Antworten stehen in deinen Hausinfos, und die Rezeption merkt es jeden Tag.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Betrieb achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Hotels und Gastronomie – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Gästedaten sparsam nutzen
- Allergien sind sensibel
- Allergenangaben prüft die Küche
- Keine Zahlungsdaten an Agenten
- Offen sagen, wenn KI antwortet
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Hotels und Gastronomie
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Gästeanfragen beantworten4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Bestellung und Lieferschein4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Allergien und Sonderwünsche3 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Dienstplan vorbereiten4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Auf Bewertungen antworten3 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.