01 Ausgangslage
Kennst du das?
Als Makler verdienst du dein Geld im Gespräch mit Eigentümern und Käufern. Doch zwischen Auftrag und Notartermin liegen viele Stunden Schreibarbeit: Unterlagen, Exposés, Anfragen, Nachfassen und Zwischenberichte. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei Beratung und Verhandlung, sondern bei allem, was sie vorbereitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Maklerbüros bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Jedes Exposé fängt mit einem leeren Blatt an“
- „Nach dem Inserat quillt das Postfach über“
- „Objektunterlagen fehlen, wenn Interessenten schon fragen“
- „Nachfassen nach Besichtigungen kostet den Sonntag“
- „Eigentümer wollen ständig einen Zwischenstand“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Maklerbüro.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Assistent
Bewertungsgespräch vorbereiten
Vor dem Termin beim Eigentümer stellt das Team Objektdaten, Vergleichsobjekte und Marktlage zusammen – die Preiseinschätzung machst du.
AuslöserTermin mit einem Eigentümer, der verkaufen willErgebnisGesprächsmappe mit Vergleichsobjekten und Marktlage1Der Prozess
- 1Objekt erfassen
- 2Vergleichen
- 3Markt einordnen
- 4Mappe erstellen
- 5Einschätzen
- 6Gespräch führen
2Das Agenten-Team
- Objekt-Agentsammelt Lage, Baujahr, Fläche und Ausstattung
- Vergleichs-Agentfindet vergleichbare Objekte aus Bestand und Markt
- Markt-Agentfasst Marktlage und Entwicklung am Ort zusammen
- Mappen-Agenterstellt die Gesprächsmappe nach eurer Vorlage
- Maklerschätzt den Preis ein und führt das Gespräch
3Orchestrierung
Was es bringt
- Gut vorbereitet in jedes Eigentümergespräch
- Vergleichsobjekte statt Bauchgefühl
- Mehr Zeit für die Akquise
Die Preiseinschätzung gibst du ab. Marktdaten nur aus Quellen nutzen, die du verwenden darfst.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Objektunterlagen zusammentragen
Grundriss, Energieausweis, Teilungserklärung, Protokolle: Das Team prüft, was fehlt, fordert es an und hält nach, bis alles da ist.
AuslöserMaklerauftrag unterschriebenErgebnisVollständige Objektakte, Fehlendes angefordert1Der Prozess
- 1Bedarf klären
- 2Bestand prüfen
- 3Anfragen schreiben
- 4Freigeben
- 5Nachhalten
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Bedarfs-Agentweiß, welche Unterlagen diese Objektart braucht
- Akten-Agentliest vorhandene Unterlagen aus und legt sie ab
- Anforder-Agentfordert Fehlendes bei Eigentümer und Verwaltung an
- Nachhalte-Agenterinnert, bis alles da ist
- Maklergibt die Anfragen frei und klärt Sonderfälle
3Orchestrierung
Was es bringt
- Unterlagen da, bevor Interessenten fragen
- Kein Nachhaken von Hand
- Vollständige Akte für Bank und Notar
Bei Hausverwaltung und Ämtern brauchst du meist eine Vollmacht des Eigentümers.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Exposé aus Objektdaten
Aus Objektdaten, Fotos und Unterlagen entsteht ein Exposé-Entwurf in deinem Ton – mit Pflichtangaben und Text für die Portale.
AuslöserObjektakte vollständig, Fotos sind daErgebnisExposé und Portaltext veröffentlicht1Der Prozess
- 1Daten sammeln
- 2Fotos wählen
- 3Text schreiben
- 4Pflichtangaben
- 5Freigeben
- 6Veröffentlichen
2Das Agenten-Team
- Daten-Agentzieht Fläche, Zimmer, Baujahr und Kosten aus der Akte
- Foto-Agentwählt Bilder aus und schreibt Bildtexte
- Text-Agentschreibt Exposé und Portaltext in deinem Ton
- Pflicht-Agentprüft Pflichtangaben, z. B. zum Energieausweis
- Maklerprüft Angaben und Ton und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Exposé fängt mehr bei null an
- Pflichtangaben werden nicht vergessen
- Einheitlicher Auftritt auf allen Portalen
Angaben müssen stimmen. Fotos ohne Personen und private Details, keine irreführende Bearbeitung.
Use-Case 4 · Ziel: Autopilot
Portalanfragen beantworten
Jede Anfrage bekommt schnell eine Antwort mit Exposé. Fragen beantwortet das Team aus der Objektakte, Interessenten bekommen Termine.
AuslöserAnfrage über Portal, Website oder E-MailErgebnisAntwort mit Exposé, Besichtigung vereinbart1Der Prozess
- 1Anfrage lesen
- 2Exposé senden
- 3Fragen klären
- 4Interesse prüfen
- 5Termin anbieten
- 6Ausnahmen
2Das Agenten-Team
- Anfrage-Agentliest Objekt, Wunsch und Kontaktdaten aus
- Versand-Agentschickt Exposé und Unterlagen nach eurer Vorlage
- Antwort-Agentbeantwortet Fragen aus der Objektakte
- Termin-Agentschlägt Besichtigungstermine vor
- Maklerbekommt nur Fragen, die die Akte nicht beantwortet
3Orchestrierung
Was es bringt
- Jede Anfrage bekommt schnell eine Antwort
- Antworten aus der Akte statt aus dem Kopf
- Besichtigungen ohne Telefon-Pingpong
Widerrufsbelehrung und Provisionshinweise kommen aus geprüften Vorlagen. Die Agenten ändern sie nicht.
Use-Case 5 · Ziel: Co-Pilot
Nach der Besichtigung
Das Team fragt nach dem Eindruck, sortiert die Rückmeldungen und schreibt dem Eigentümer einen Zwischenstand – du liest nur noch drüber.
AuslöserBesichtigungstermin ist vorbeiErgebnisInteressenten eingestuft, Eigentümer informiert1Der Prozess
- 1Notiz einsprechen
- 2Nachfassen
- 3Auswerten
- 4Bericht schreiben
- 5Freigeben
- 6Nächste Schritte
2Das Agenten-Team
- Notiz-Agentmacht aus deiner Sprachnotiz einen Text
- Nachfass-Agentfragt Interessenten nach Eindruck und offenen Fragen
- Auswerte-Agentfasst Rückmeldungen zusammen und stuft Interesse ein
- Bericht-Agentschreibt dem Eigentümer den Zwischenstand
- Maklerprüft den Bericht an den Eigentümer und gibt ihn frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Nachfassen am selben Tag statt am Sonntag
- Eigentümer wissen immer, wo es steht
- Ernsthafte Interessenten fallen sofort auf
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team einen Verkauf von der Akquise bis zum Notar durch: Wo geht Zeit für Schreibarbeit drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Portalanfragen beantworten. Die Anfragen kommen ohnehin per E-Mail, die Antworten folgen klaren Vorlagen, und Interessenten merken es sofort.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Maklerbüro achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Immobilienmakler – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Daten von Interessenten
- Diskrete Verkäufe
- Angaben müssen stimmen
- Verträge aus geprüften Vorlagen
- Pflichten nach dem Geldwäschegesetz
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Immobilienmakler
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Bewertungsgespräch vorbereiten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Objektunterlagen zusammentragen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Exposé aus Objektdaten4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Portalanfragen beantworten4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Nach der Besichtigung4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.