01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Kanzleien steckt viel Zeit in der Arbeit rund um das Mandat: beA-Eingänge, Fristen, neue Anfragen, Sachstandsberichte und dicke Akten. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der rechtlichen Bewertung, sondern bei allem, was sie vorbereitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Kanzleien bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Das beA-Postfach läuft jeden Tag voll“
- „Fristen hängen an einer einzigen Person“
- „Mandanten fragen ständig nach dem Sachstand“
- „Die Kollisionsprüfung macht das Sekretariat aus dem Kopf“
- „Vor dem Termin blätterst du die ganze Akte durch“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Kanzlei.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Co-Pilot
beA-Eingang zuordnen
Jede Nachricht aus dem beA landet in der richtigen Akte – mit Dringlichkeit, Fristvorschlag und Info an die Bearbeitung.
AuslöserNeue Nachricht im beA oder im KanzleipostfachErgebnisIn der Akte, Frist zur Kontrolle, Anwalt informiert1Der Prozess
- 1Eingang lesen
- 2Akte zuordnen
- 3Ablegen
- 4Frist vorschlagen
- 5Frist prüfen
- 6Informieren
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest Nachricht und Anhänge und erkennt die Art
- Akten-Agentfindet die Akte über Aktenzeichen und Parteien
- Ablage-Agentbenennt Dokumente und legt sie in der E-Akte ab
- Fristen-Agentliest mögliche Fristen heraus und schlägt sie vor
- Fristenkontrolleprüft jeden Fristvorschlag und trägt ihn ein
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Eingang bleibt liegen
- Fristen werden zusätzlich kontrolliert
- Jede Akte ist auf dem aktuellen Stand
Fristen trägt nur ein Mensch nach eurer Fristenkontrolle ein. Der Agent macht nur Vorschläge.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Mandatsaufnahme vorbereiten
Neue Anfragen werden strukturiert erfasst, die Kollisionsprüfung ist vorbereitet und das Erstgespräch hat alle Unterlagen.
AuslöserAnfrage per Telefon, E-Mail oder WebsiteErgebnisKollision geprüft, Erstgespräch vorbereitet1Der Prozess
- 1Anfrage erfassen
- 2Kollision prüfen
- 3Entscheiden
- 4Termin anbieten
- 5Unterlagen holen
- 6Akte anlegen
2Das Agenten-Team
- Aufnahme-Agenterfasst Anliegen, Beteiligte und Kontaktdaten
- Kollisions-Agentsucht alle Beteiligten in bisherigen Akten
- Termin-Agentschlägt Termine für das Erstgespräch vor
- Unterlagen-Agentfordert Vollmacht und erste Unterlagen an
- Anwaltentscheidet über die Annahme des Mandats
3Orchestrierung
Was es bringt
- Keine Anfrage geht verloren
- Kollisionsprüfung vor dem Erstgespräch
- Erstgespräch mit allen Unterlagen
Ob ein Interessenkonflikt vorliegt und das Mandat angenommen wird, entscheidet der Anwalt.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Sachstand an Mandanten
Aus den letzten Akteneinträgen entsteht ein kurzer Zwischenbericht in verständlicher Sprache. Du liest gegen und gibst frei.
AuslöserNeuer Eingang in der Akte oder Frage des MandantenErgebnisMandant informiert, Bericht in der Akte1Der Prozess
- 1Anlass erkennen
- 2Akte lesen
- 3Bericht schreiben
- 4Freigeben
- 5Versenden
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Akten-Agentliest die neuen Einträge seit dem letzten Bericht
- Text-Agentschreibt den Bericht in einfacher Sprache
- Versand-Agentverschickt auf dem vereinbarten Weg und legt ab
- Anwaltliest gegen und gibt jeden Bericht frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Mandanten fühlen sich gut informiert
- Weniger Nachfragen nach dem Sachstand
- Berichte in gleichbleibender Qualität
Kläre mit jedem Mandanten, auf welchem Weg er Berichte bekommt: Portal oder E-Mail.
Use-Case 4 · Ziel: Assistent
Akte auswerten
Umfangreiche Akten, Beiakten oder Vertragsbündel: Das Team erstellt eine Chronologie und findet die relevanten Stellen – mit Blattzahl.
AuslöserUmfangreiche Akte oder neue AkteneinsichtErgebnisChronologie und Fundstellen mit Blattzahl1Der Prozess
- 1Akte einlesen
- 2Chronologie
- 3Fragen stellen
- 4Stellen finden
- 5Gegenprüfen
- 6Bewerten
2Das Agenten-Team
- Lese-Agentliest Akte und Anlagen ein, auch Scans
- Ablauf-Agentbaut eine Chronologie der Ereignisse
- Such-Agentfindet Stellen zu deinen Fragen, mit Blattzahl
- Prüf-Agentprüft jede Angabe gegen die Fundstelle
- Anwaltwertet aus und zieht die rechtlichen Schlüsse
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller Überblick über große Akten
- Jede Aussage mit Fundstelle
- Weniger Blättern vor dem Termin
Prüfe wichtige Stellen selbst in der Akte. Die rechtliche Würdigung bleibt bei dir.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Schriftsatz-Entwurf
Aus Vorlagen, Akteninhalt und deinen Stichpunkten entsteht ein erster Entwurf zur anwaltlichen Prüfung – im Stil der Kanzlei.
AuslöserStichpunkte des Anwalts zum nächsten SchriftsatzErgebnisEntwurf zur anwaltlichen Prüfung1Der Prozess
- 1Stichpunkte
- 2Vorlage wählen
- 3Sachverhalt
- 4Entwurf
- 5Gegenprüfen
- 6Prüfen, zeichnen
2Das Agenten-Team
- Vorlagen-Agentwählt passende Kanzleivorlage und Textbausteine
- Akten-Agentzieht Daten, Namen und Ablauf aus der Akte
- Entwurfs-Agentschreibt den Entwurf nach deinen Stichpunkten
- Prüf-Agentprüft Daten, Namen und Anlagen gegen die Akte
- Anwaltprüft, überarbeitet und unterzeichnet
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schneller zum ersten Entwurf
- Weniger Fehler bei Daten und Namen
- Kanzleistil bleibt einheitlich
Den Schriftsatz verantwortet der Anwalt. Urteile und Zitate immer an der Quelle prüfen.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch den Kanzleialltag: Wo geht Zeit für beA-Post, Fristen, Neuanfragen und Akten drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: beA-Eingang zuordnen. Der Prozess ist klar, die Eingänge liegen digital vor, und deine Fristen bekommen eine zusätzliche Kontrolle statt neuer Risiken.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Kanzlei achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Rechtsanwaltskanzleien – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Mandatsgeheimnis gilt auch für KI
- Dienstleister verpflichten
- Rechtsberatung bleibt beim Anwalt
- Fristen trägt ein Mensch ein
- Quellen immer prüfen
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Rechtsanwaltskanzleien
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- beA-Eingang zuordnen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Mandatsaufnahme vorbereiten4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Sachstand an Mandanten3 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Akte auswerten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Schriftsatz-Entwurf4 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.