01 Ausgangslage
Kennst du das?
In Steuerkanzleien steckt viel Zeit in der Arbeit rund um die Beratung: fehlende Belege, neue Mandanten, Bescheide, Auswertungen und Fachfragen. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der steuerlichen Beurteilung, sondern bei allem, was sie vorbereitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Kanzleien bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Belege kommen unvollständig und zu spät“
- „Mandanten verstehen ihre BWA nicht“
- „Die Aufnahme neuer Mandanten zieht sich“
- „Bescheide liegen bis kurz vor Fristende im Stapel“
- „Dieselbe Fachfrage recherchiert jeder im Team neu“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Kanzlei.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Belege nachfordern
Fehlen Belege für die Buchhaltung, schreibt das Team die Mandanten gezielt an – mit Liste, Erinnerung und Status für euch.
AuslöserMonatsbuchhaltung steht an, Belege fehlenErgebnisMandant erinnert, Belege da, Buchhaltung startklar1Der Prozess
- 1Umsätze abgleichen
- 2Liste erstellen
- 3Anschreiben
- 4Nachfassen
- 5Eingang prüfen
- 6Ausnahmen klären
2Das Agenten-Team
- Abgleich-Agentvergleicht Bankumsätze mit eingereichten Belegen
- Listen-Agenterstellt die Liste fehlender Belege je Mandant
- Schreib-Agentschreibt Mandanten freundlich und konkret an
- Nachfass-Agenterinnert, bis alles da ist, und meldet Dauerfälle
- Sachbearbeitungsieht den Status und klärt nur die Dauerfälle
3Orchestrierung
Was es bringt
- Belege kommen früher und vollständiger
- Kein Hinterhertelefonieren je Beleg
- Status je Mandant auf einen Blick
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Neue Mandanten aufnehmen
Vom Ja bis zur vollständigen Akte: Stammdaten, Vollmachten und Unterlagen werden strukturiert abgefragt und abgelegt.
AuslöserNeuer Mandant hat zugesagtErgebnisAkte vollständig, Vollmachten da, Zuständigkeit klar1Der Prozess
- 1Daten abfragen
- 2Unterlagen holen
- 3Prüfen
- 4Vollmachten
- 5Freigeben
- 6Akte anlegen
2Das Agenten-Team
- Aufnahme-Agentfragt Stammdaten und Unterlagen per Formular ab
- Prüf-Agentprüft, ob alles vollständig und lesbar ist
- Vollmacht-Agentbereitet Vollmachten vor und verfolgt den Rücklauf
- Akten-Agentlegt Mandant und Akte in der Kanzleisoftware an
- Berufsträgerprüft Identifizierung und Mandat und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Neue Mandanten schneller arbeitsfähig
- Keine Akte mit Lücken
- Ein Ablauf für alle Neuaufnahmen
Die Identifizierung nach Geldwäschegesetz und die Annahme des Mandats verantwortest du.
Use-Case 3 · Ziel: Co-Pilot
Steuerbescheide prüfen
Jeder Bescheid wird mit der Erklärung abgeglichen. Abweichungen sind markiert, die Einspruchsfrist ist vorgemerkt – du entscheidest.
AuslöserNeuer Bescheid, digital abgerufen oder vom MandantenErgebnisAbweichungen markiert, Frist notiert, Mandant informiert1Der Prozess
- 1Bescheid einlesen
- 2Abgleichen
- 3Frist notieren
- 4Bewerten
- 5Informieren
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Bescheid-Agentliest den Bescheid und ordnet Mandant und Jahr zu
- Abgleich-Agentvergleicht Bescheid und Erklärung Position für Position
- Fristen-Agentschlägt die Einspruchsfrist zur Kontrolle vor
- Text-Agentschreibt die Info an den Mandanten
- Berufsträgerbewertet Abweichungen und entscheidet über Einspruch
3Orchestrierung
Was es bringt
- Jeder Bescheid wird geprüft
- Fristen werden doppelt kontrolliert
- Abweichungen fallen sofort auf
Fristen trägt die Kanzlei nach eigener Kontrolle ein. Über einen Einspruch entscheidet der Berufsträger.
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
BWA in Klartext
Zur monatlichen BWA bekommt der Mandant einen kurzen Begleittext: Was hat sich verändert und warum? Du ergänzt deine Einschätzung.
AuslöserMonatliche BWA ist fertig gebuchtErgebnisBWA mit Begleittext beim Mandanten1Der Prozess
- 1Zahlen lesen
- 2Ursachen finden
- 3Text schreiben
- 4Einschätzen
- 5Versenden
2Das Agenten-Team
- Zahlen-Agentfindet die größten Änderungen zu Vormonat und Vorjahr
- Ursachen-Agentsucht die Buchungen hinter den Veränderungen
- Text-Agentschreibt den Begleittext in einfachen Worten
- Sachbearbeitungergänzt die Einschätzung und gibt frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Mandanten verstehen ihre Zahlen
- Weniger Rückfragen am Telefon
- Mehr Anlässe für Beratung
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Fachrecherche mit Fundstelle
Eine Steuerfrage aus dem Mandat? Das Team sucht Gesetz, Verwaltungsanweisungen und Urteile und fasst sie mit Quelle zusammen.
AuslöserFachfrage aus einem MandatErgebnisKurze Übersicht mit Fundstellen, in der Akte abgelegt1Der Prozess
- 1Frage klären
- 2Quellen suchen
- 3Zusammenfassen
- 4Prüfen
- 5Beurteilen
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Klärungs-Agentfragt nach Steuerart, Jahr und Sachverhalt
- Recherche-Agentdurchsucht Fachdatenbank und eure Kanzleivermerke
- Text-Agentfasst Fundstellen verständlich zusammen
- Prüf-Agentprüft Quelle, Fassung und zeitliche Geltung
- Berufsträgerbeurteilt den Fall und berät den Mandanten
3Orchestrierung
Was es bringt
- Antworten mit Fundstelle
- Kanzleiwissen wird für alle nutzbar
- Schneller Einstieg in neue Fragen
Die Steuerberatung bleibt beim Berufsträger. Der Agent liefert Fundstellen, keine Beratung.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch das Kanzleijahr: Wo geht Zeit für Belege, Neuaufnahmen, Bescheide und Recherche drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Belege nachfordern. Der Prozess ist klar, die Daten liegen digital vor, und Mandanten wie Team merken den Unterschied schon im ersten Monat.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Kanzlei achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Steuerberater – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Verschwiegenheit gilt auch für KI
- Dienstleister sorgfältig auswählen
- Beratung bleibt beim Berufsträger
- Fristen trägt ein Mensch ein
- Nur das Nötige teilen
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Steuerberater
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Belege nachfordern4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Neue Mandanten aufnehmen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Steuerbescheide prüfen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- BWA in Klartext3 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Fachrecherche mit Fundstelle4 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.