01 Ausgangslage
Kennst du das?
Als Makler betreust du viele Verträge bei vielen Versicherern – jeder mit eigenen Formularen, Portalen und Abläufen. Viel Zeit geht für Policen, Gesprächsvorbereitung, Courtage, Schäden und Vergleiche drauf. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht bei der Beratung, sondern bei allem, was sie vorbereitet.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Maklerbüros bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Policen und Nachträge prüfst du Seite für Seite“
- „Die Vorbereitung der Jahresgespräche bleibt liegen“
- „Courtage-Abrechnungen gleicht keiner richtig ab“
- „Für einen Kunden klickst du dich durch fünf Portale“
- „Der Kunde fragt: Was ist eigentlich mit meinem Schaden?“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für dein Maklerbüro.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Co-Pilot
Policen und Nachträge prüfen
Kommt eine neue Police, gleicht das Team sie mit Antrag und Angebot ab. Abweichungen sind markiert – du entscheidest, ob nachgehakt wird.
AuslöserNeue Police oder Nachtrag vom VersichererErgebnisGeprüft, Abweichungen geklärt, Kunde informiert1Der Prozess
- 1Eingang zuordnen
- 2Abgleichen
- 3Bewerten
- 4Nachhaken
- 5Kunde informieren
- 6Ablegen
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agentliest die Police und ordnet Kunde und Vertrag zu
- Abgleich-Agentvergleicht Beitrag, Summen und Klauseln mit dem Antrag
- Klär-Agentschreibt die Rückfrage an den Versicherer
- Kunden-Agentschickt die Police mit kurzer Erklärung
- Maklerbewertet Abweichungen und gibt Rückfragen frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Jede Police wird geprüft
- Fehler fallen vor dem Schadenfall auf
- Kunde bekommt Police mit Erklärung
Use-Case 2 · Ziel: Autopilot
Jahresgespräch vorbereiten
Vor jedem Termin liegt eine Seite bereit: alle Verträge, Fristen, offene Punkte und Änderungen seit dem letzten Gespräch.
AuslöserJahresgespräch steht in einer Woche im KalenderErgebnisÜbersicht auf einer Seite für dein Gespräch1Der Prozess
- 1Termin erkennen
- 2Bestand sammeln
- 3Verlauf lesen
- 4Themen finden
- 5Übersicht
- 6Gespräch
2Das Agenten-Team
- Termin-Agenterkennt anstehende Gespräche im Kalender
- Bestands-Agentsammelt alle Verträge und Beiträge des Kunden
- Verlaufs-Agentfindet offene Punkte und Notizen vom letzten Mal
- Übersicht-Agentschreibt die Seite mit Themen für das Gespräch
- Maklerliest die Übersicht und führt das Gespräch
3Orchestrierung
Was es bringt
- Gut vorbereitet in jedes Gespräch
- Keine Frist und kein Thema vergessen
- Kein Klicken durch Versicherer-Portale
Use-Case 3 · Ziel: Autopilot
Courtage abgleichen
Die Abrechnungen der Versicherer werden mit deinem Bestand verglichen. Fehlende oder abweichende Beträge landen auf einer Prüfliste.
AuslöserNeue Courtage-Abrechnung eines VersicherersErgebnisAbgleich fertig, Abweichungen nachgefragt1Der Prozess
- 1Einlesen
- 2Abgleichen
- 3Prüfliste
- 4Nachfragen
- 5Sonderfälle
- 6Übergeben
2Das Agenten-Team
- Einlese-Agentliest Abrechnungen als PDF, CSV oder BiPRO-Daten
- Abgleich-Agentvergleicht jede Position mit Bestand und Zusage
- Klär-Agentfragt beim Versicherer nach fehlenden Beträgen
- Buchungs-Agentbereitet die Daten für die Buchhaltung vor
- Inhabersieht die Prüfliste und klärt Sonderfälle
3Orchestrierung
Was es bringt
- Fehlende Courtage fällt auf
- Abgleich ohne Excel-Puzzle
- Saubere Daten für die Buchhaltung
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Schadenmeldung begleiten
Das Team nimmt Schäden vollständig auf, meldet sie beim Versicherer und hält den Fall bis zur Regulierung nach.
AuslöserKunde meldet einen Schaden per Mail, Telefon oder PortalErgebnisSchaden gemeldet, Kunde informiert, Fall im Blick1Der Prozess
- 1Schaden aufnehmen
- 2Vertrag finden
- 3Meldung schreiben
- 4Freigeben
- 5Melden
- 6Nachhalten
2Das Agenten-Team
- Aufnahme-Agentfragt alle Angaben, Fotos und Belege ab
- Vertrags-Agentfindet den passenden Vertrag im Bestand
- Melde-Agentschreibt und verschickt die Schadenmeldung
- Nachhalte-Agentfragt nach dem Stand und informiert den Kunden
- Schadenbearbeitungprüft die Meldung und gibt sie frei
3Orchestrierung
Was es bringt
- Schäden gleich vollständig gemeldet
- Kunde kennt jederzeit den Stand
- Kein Fall bleibt liegen
Über die Deckung entscheidet der Versicherer. Aussagen zur Deckung machst nur du, nie der Agent.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Tarifvergleich vorbereiten
Für eine Kundenanfrage stellt das Team Tarife und Bedingungen übersichtlich gegenüber. Empfehlung und Beratung bleiben bei dir.
AuslöserKunde fragt nach neuem Schutz oder einem WechselErgebnisVergleich als Grundlage für deine Beratung1Der Prozess
- 1Bedarf erfassen
- 2Tarife holen
- 3Bedingungen
- 4Beraten
- 5Dokumentieren
2Das Agenten-Team
- Bedarfs-Agentfasst Wünsche und Angaben des Kunden zusammen
- Vergleichs-Agentholt passende Tarife aus deinem Vergleichsrechner
- Klausel-Agentstellt wichtige Bedingungen nebeneinander
- Doku-Agententwirft die Beratungsdokumentation
- Maklerberät, empfiehlt und verantwortet die Dokumentation
3Orchestrierung
Was es bringt
- Vergleiche in einheitlicher Form
- Mehr Zeit für das Beratungsgespräch
- Dokumentation von Anfang an sauber
Bedarfsermittlung, Empfehlung und Beratungsdokumentation verantwortest du als Makler.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch die Bestandsarbeit: Wo geht Zeit für Policen, Courtage, Schäden und Vergleiche drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Jahresgespräch vorbereiten. Das Ergebnis bleibt bei dir, die Daten liegen im MVP, und du merkst den Unterschied schon beim nächsten Termin.
04 Spielregeln
Worauf du in deinem Maklerbüro achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Versicherungsmakler – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Kundendaten nur mit AVV
- Gesundheitsdaten besonders schützen
- Beratung bleibt bei dir
- Keine Aussagen zur Deckung
- Offen mit Kunden umgehen
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Versicherungsmakler
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Policen und Nachträge prüfen4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Jahresgespräch vorbereiten4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Courtage abgleichen4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Schadenmeldung begleiten4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Tarifvergleich vorbereiten4 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.