01 Ausgangslage
Kennst du das?
In der Zahnarztpraxis greift alles ineinander: Behandlungstermine, Prophylaxe, Labor und Kostenpläne. Viel Zeit steckt in der Abstimmung drumherum – am Telefon, per Fax und per Mail. Genau hier helfen Agenten-Teams – nicht am Behandlungsstuhl, sondern bei allem, was ihn am Laufen hält.
Teil 1 erklärt das Prinzip: die VICKI-Labs-Methode und wie KI-Unternehmen gebaut sind. Teil 2 ist dein Branchen-Guide: die fünf Agenten-Teams, mit denen Zahnarztpraxen bis 50 Mitarbeitende am meisten Routine abgeben können – jedes mit Prozess, Team und Orchestrierung. Am Ende steht dein 3-Schritte-Plan.
Komplettes Whitepaper herunterladen- „Kurzfristige Absagen hinterlassen leere Behandlungsstühle“
- „Der Recall geht raus, wenn mal jemand Zeit hat“
- „Die Abstimmung mit dem Labor läuft über Telefon und Fax“
- „Den Heil- und Kostenplan erklärst du dreimal“
- „Rückfragen der Zusatzversicherung bleiben liegen“
02 Dein Branchen-Guide
5 Agenten‑Teams für deine Praxis.
Für jedes Team: der Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis und die Spezialisten, die ihn erledigen. Wie sie im Detail zusammenspielen, zeigt dir das Whitepaper.
Use-Case 1 · Ziel: Autopilot
Recall und Prophylaxe-Termine
Wer zur PZR oder Kontrolle fällig ist, bekommt rechtzeitig eine Erinnerung mit Terminvorschlag – über den Weg, dem er zugestimmt hat.
AuslöserPatient wird für PZR oder Kontrolle fälligErgebnisTermin gebucht oder Patient auf der Rückrufliste1Der Prozess
- 1Fällige finden
- 2Kanal prüfen
- 3Termine anbieten
- 4Erinnern
- 5Einbuchen
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- Recall-Agentfindet fällige Patienten und ihren bevorzugten Kanal
- Termin-Agentschlägt freie Termine vor und bucht sie ein
- Text-Agentschreibt freundliche Erinnerungen
- Nachfass-Agenterinnert ein zweites Mal, dann kommt die Rückrufliste
- Rezeptionruft nur noch an, wer nicht reagiert
3Orchestrierung
Was es bringt
- Recall läuft auch in vollen Wochen
- Kein fälliger Patient wird vergessen
- Weniger Telefonate für die Rezeption
Erinnerungen nur über Kanäle, denen der Patient zugestimmt hat – und ohne Befunde in der Nachricht.
Use-Case 2 · Ziel: Co-Pilot
Absagen und Lücken füllen
Sagt jemand ab, fragt das Team passende Patienten auf der Warteliste, ob sie früher kommen möchten. Die Rezeption bestätigt nur noch.
AuslöserAbsage per Telefon, Mail, SMS oder Online-BuchungErgebnisLücke gefüllt, neuer Termin bestätigt1Der Prozess
- 1Absage erkennen
- 2Lücke beschreiben
- 3Passende suchen
- 4Anfragen
- 5Bestätigen
- 6Benachrichtigen
2Das Agenten-Team
- Absage-Agenterkennt Absagen und gibt den Termin frei
- Nachrück-Agentsucht Patienten, die zu Dauer und Behandler passen
- Anfrage-Agentschreibt die Patienten an und sammelt Zusagen
- Rezeptionbestätigt den neuen Termin mit einem Klick
3Orchestrierung
Was es bringt
- Weniger leere Behandlungsstühle
- Patienten kommen früher dran
- Kein Abtelefonieren der Warteliste
Use-Case 3 · Ziel: Autopilot
Laborarbeiten nachhalten
Kronen, Brücken und Schienen kommen rechtzeitig: Das Team gleicht Liefertermine mit Behandlungsterminen ab und hakt beim Labor nach.
AuslöserLaborauftrag ist verschicktErgebnisArbeit rechtzeitig da – oder Termin früh verschoben1Der Prozess
- 1Auftrag erfassen
- 2Termine abgleichen
- 3Nachhaken
- 4Eingang buchen
- 5Verzug melden
2Das Agenten-Team
- Auftrags-Agenterfasst Arbeit, Patient, Labor und Liefertermin
- Abgleich-Agentprüft den Liefertermin gegen die Eingliederung
- Labor-Agentfragt beim Labor nach und holt Bestätigungen
- Info-Agentmeldet Verzug mit einem Vorschlag für den Ersatztermin
- Rezeptionbekommt nur Verzögerungen und entscheidet über Verschiebungen
3Orchestrierung
Was es bringt
- Kein Patient sitzt umsonst im Stuhl
- Weniger Telefonate mit dem Labor
- Verzug fällt früh auf
Use-Case 4 · Ziel: Co-Pilot
Heil- und Kostenplan erklären
Zum HKP gibt es eine verständliche Erklärung: was geplant ist, was der Festzuschuss abdeckt, was offen bleibt. Du prüfst vorher.
AuslöserHeil- und Kostenplan ist erstelltErgebnisErklärung beim Patienten, Fragen geklärt1Der Prozess
- 1HKP auslesen
- 2Erklären
- 3Freigeben
- 4Übergeben
- 5Fragen klären
- 6Nachfassen
2Das Agenten-Team
- HKP-Agentliest Planung, Festzuschuss und Eigenanteil aus
- Erklär-Agentübersetzt Fachbegriffe in klare Sätze
- Fragen-Agentbeantwortet Fragen zum Ablauf, Fachfragen gehen an dich
- Nachfass-Agentfragt freundlich nach, wenn keine Rückmeldung kommt
- Zahnärztin oder Zahnarztprüft die Erklärung und führt das Gespräch
3Orchestrierung
Was es bringt
- Patienten verstehen, was geplant ist
- Weniger Rückfragen am Telefon
- Kein HKP bleibt ohne Rückmeldung
Aufklärung und Beratung bleiben deine Aufgabe. Die schriftliche Erklärung ersetzt das Gespräch nicht.
Use-Case 5 · Ziel: Assistent
Rückfragen der Versicherung
Will eine private oder Zusatzversicherung mehr wissen, stellt das Team die Unterlagen zusammen und entwirft die Antwort. Du begründest.
AuslöserPatient leitet Rückfrage seiner Versicherung weiterErgebnisStellungnahme mit Unterlagen, von dir unterschrieben1Der Prozess
- 1Schreiben lesen
- 2Freigabe prüfen
- 3Unterlagen holen
- 4Entwurf schreiben
- 5Begründen
- 6Versenden
2Das Agenten-Team
- Eingangs-Agenterkennt, was die Versicherung genau wissen will
- Unterlagen-Agentsammelt Rechnung, Befund, Röntgenbild und HKP
- Entwurfs-Agentschreibt einen Entwurf der Stellungnahme
- Zahnärztin oder Zahnarztergänzt die fachliche Begründung und unterschreibt
3Orchestrierung
Was es bringt
- Rückfragen bleiben nicht mehr liegen
- Begründungen vollständig und einheitlich
- Patienten fühlen sich gut betreut
Unterlagen nur mit Einwilligung des Patienten weitergeben. Die fachliche Begründung verantwortest du.
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
Alle 5 Agenten-Teams mit Orchestrierung, Plan und Checkliste.
03 Der Plan
In 3 Schritten zum ersten Agenten-Team.
Tage 1–30
01Kartieren
Geh mit deinem Team durch eine Woche: Wo geht Zeit für Absagen, Recall, Labor, Kostenpläne und Versicherungen drauf?
Tage 31–60
02Team zusammenstellen
Wähle einen der fünf Use-Cases als Start und plane das Agenten-Team dafür – mit Steckbrief und klaren Freigaben.
Tage 61–90
03Installieren
Erst mit Freigabe, dann Stufe für Stufe mehr Verantwortung. Läuft das erste Team, kommt das nächste.
Unsere Empfehlung für den Start: Recall und Prophylaxe-Termine. Der Ablauf ist klar, es geht nicht um Befunde, und die Daten liegen schon in deiner Praxissoftware.
04 Spielregeln
Worauf du in deiner Praxis achten musst.
Datenschutz, Verantwortung, EU AI Act: Im Whitepaper findest du die 6 Spielregeln für Zahnarztpraxen – kurz und verständlich erklärt.
Komplettes Whitepaper herunterladen- Schweigepflicht gilt auch für Technik
- Gesundheitsdaten besonders schützen
- Aufklärung bleibt bei dir
- Nachrichten nur mit Einwilligung
- Offen sagen, wenn KI antwortet
- KI-Kompetenz im Team
Kostenloser 3-Schritte-Guide · PDF · 14 Seiten
5 Agenten-Teams für Zahnarztpraxen
Für jedes Team siehst du den Prozess, die Agenten und wie sie zusammenspielen – dazu deinen 3-Schritte-Plan für die ersten 90 Tage.
- Recall und Prophylaxe-Termine4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Absagen und Lücken füllen3 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Laborarbeiten nachhalten4 Agenten · Ziel: Autopilot
- Heil- und Kostenplan erklären4 Agenten · Ziel: Co-Pilot
- Rückfragen der Versicherung3 Agenten · Ziel: Assistent
- Je Use-Case: Prozess, Agenten-Team und Orchestrierung
- Mit 3-Schritte-Plan und Checkliste
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Dein Ansprechpartner
Gründer und Geschäftsführer
Kay Fleischmann
- 20 Jahre Erfahrung in der IT & KI
- Prozesse und Agenten-Systeme
- Master of Science in Informatik
Kay bringt 20 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Digitalisierung mit und hat einen Master of Science in Informatik. Mit VICKI Labs bringt er KI-Agenten dorthin, wo sie im Mittelstand echte Arbeit übernehmen.